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Se habla mucho de la comunicación entre personas, de marcas a personas, en redes sociales o en publicidad.  Incluso de cómo evolucionan las generaciones en su forma de comunicar, o cómo será la comunicación en el futuro. Se analiza y se habla mucho de comunicación en general, pero poco se habla de algo muy cotidiano, y que es realmente importante para el buen funcionamiento de toda empresa: la comunicación interna.

Para todas las empresas con empleados la comunicación interna ha sido, es y seguirá siendo una parte importante para el buen funcionamiento de cualquier proyecto. La forma en que interactúas con tus empleados y ellos entre sí influye directamente en su motivación, entendimiento, objetivos, productividad y compromiso. Esto impacta en los resultados generales de la empresa, tanto para bien como para mal.

Una escasa comunicación interna, o poco protocolarizada, puede acarrear ciertos problemas. Con el tiempo, un problema pequeño se irá agrandando y derivando en otros más importantes que afecten al buen rendimiento profesional. Tener una estrategia de comunicación interna crea buen hábitos y prácticas. Ante problemas de cualquier tipo soluciones anticipadas. También evita sesgos de información, perder el foco en los objetivos, marca límites y facilita el día a día a todos los empleados.

Desde hace un tiempo, pero sobre todo a raíz de la pandemia por COVID-19, el teletrabajo se ha asentado en muchos sectores profesionales. Las empresas operan en entornos más dinámicos, remotos y cambiantes. Mantener a los empleados informados sobre las últimas noticias, estrategias y objetivos es esencial, pero en ocasiones resulta un poco complicado tener a varios equipos coordinados. Por un lado, los horarios flexibles y trabajar en remoto ayuda mucho a la versatilidad de los empleados y la empresa. Pero otro lado, la comunicación fluida, las novedades o las decisiones importantes se pueden ver afectadas o confusas si la comunicación interna de la empresa no está fortalecida.

Estrategias para mejorar la Comunicación Interna

Un correcto protocolo de comunicación interna fortalece las relaciones, fomenta el trabajo en equipo y crea una cultura empresarial positiva. ¿Cómo se consigue esto? Se puede empezar por utilizar herramientas y canales digitales eficientes y fundamentales para promover una comunicación fluida. También es indispensable saber qué se va a comunicar y por qué canal, para profesionalizar la comunicación. No es lo mismo confirmar los días de vacaciones, mandar una circular, informativa semanal, gestionar una crisis reputacional o trasladar un problema que necesita una solución urgente. Todos los empleados tienen que saber cuál es el protocolo correcto, y esto es responsabilidad de la empresa.

La empresa tiene que valorar el tamaño, estructura, tipo, presupuesto y curva de aprendizaje para desarrollar y marcar una correcta estrategia de comunicación interna.  Aunque se puede asemejar y los cimientos de una buena estrategia de comunicación interna sea la misma, los protocolos de comunicación interna no van a ser igual para una agencia de publicidad con oficinas en 3 ciudades de España, para un taller de coches con 4 trabajadores, o una multinacional de venta de calzado de más de 600 empleados. Muchas herramientas de gestión tienen coste, otras muchas son gratuitas. Algunas tienen una curva de aprendizaje muy intuitiva y fácil para el usuario medio, otras requieren de horas de formación o de alguien que explique de forma básica su funcionamiento.

Para todo proyecto empresarial, grande, mediano o pequeño es importante valorar cosas como si es necesario una plataforma como una intranet donde se comparten noticias, documentos y recursos de manera centralizada. Si el correo electrónico es la herramienta idónea para mandar mensajes importantes. Las redes sociales corporativas, como Facebook, LinkedIn o X para facilitar la actualización constante sobre eventos y noticias de la empresa. El uso de chat y mensajería instantánea mediante herramientas como Slack o Microsoft Teams. La nube como Google Drive o Dropbox para almacenar datos y archivos compartidos. Algún gestor de proyectos para tener coordinadas las vacaciones del equipo, el estado de las tareas, facturación, gastos. Las videollamadas y conferencias web a través como Meets o Zoom, para una comunicación en tiempo real y cara a cara, incluso a distancia…Como ves a día de hoy existen herramientas de todo tipo.

Reducir conflictos, mejorar procesos

Otro punto a tener en cuenta es fomentar una cultura de comunicación abierta y transparente. Compartir información relevante de manera regular y solicitar opiniones de los empleados crea un ambiente donde todos se sienten cómodos para expresar sus ideas. La escucha activa y la accesibilidad de los líderes son cruciales para atender las preocupaciones y sugerencias del equipo, promoviendo así un ambiente inclusivo y participativo. Esto nos lleva también a otro factor a tener en cuenta, que es la reducción de la toxicidad en el trato y en la comunicación, al tener la comunicación interna estandarizada disminuimos la comunicación por canales personales y a horas que no proceden. Al tener normas y guías de conducta de comunicación se pueden tomar decisiones con criterio y justificación si algún comportamiento no cumple los estandartes de la empresa.

Por otro lado, la colaboración y la gestión del conocimiento online también son aspectos clave. Utilizar herramientas digitales para compartir información y trabajar en proyectos conjuntamente mejora la eficiencia y la productividad. Facilitar la colaboración efectiva, incluso entre equipos distribuidos geográficamente a nivel local, nacional o mundial, permite compartir las mejores prácticas y aprovechar el conocimiento colectivo.

Y por último y no menos importante, en situaciones de crisis, tener un plan de comunicación preparado es fundamental. Comunicar con claridad y sinceridad en momentos difíciles es fundamental. Afrontar con honestidad despidos, problemas financieros o desastres naturales para mantener la confianza y el apoyo de los empleados es crucial. Mantenerlos informados sobre la situación, y las medidas tomadas refuerza el sentimiento de marca y la confianza en la empresa. Ninguna empresa quiere sufrir conflictos tanto externos como internos, problemas con empleados, situaciones complicadas que abran un debate público sobre su reputación, o afrontar perdidas por guerras, pandemias, crisis económicas, etc… Las empresas siempre se van a ver envueltas en muchas situaciones o periodos complicados. Lo mejor en cualquier caso siempre es afrontarlos con un estrategia clara y transparente.

La Comunicación Interna, en constante evolución

La comunicación interna no es algo que se plantea, se desarrolla y se ejecuta una vez y se aplica de por vida. Está viva, evoluciona y cambia. Lo que hace un tiempo era correcto, puede que mañana ya no lo sea. La herramienta que hoy parece la más potente, en un año puede verse desbancada por otra.

Evaluar el impacto de la comunicación interna es necesario para realizar ajustes y mejoras continuas. Recoger opiniones a través de encuestas de satisfacción, analizar datos sobre el uso de herramientas internas y observar cómo se comunican los empleados entre sí, permite identificar áreas de mejora. Implementar estas estrategias no solo mejorará la comunicación interna, sino que también creará un entorno de trabajo más positivo, productivo y conectado.

Objetivos principales 

La comunicación interna en el sector empresarial es el conjunto de procesos, sistemas y prácticas mediante los cuales una organización transmite información, ideas, valores y directrices a sus empleados. Ya has visto que este tipo de comunicación es fundamental para asegurar que todos los miembros de la empresa estén alineados con los objetivos, políticas y cultura de la organización, así que a continuación te resumimos los puntos a tener en cuenta sobre comunicación interna:

La comunicación interna puede incluir diversos canales y herramientas, como boletines internos, correos electrónicos, reuniones, intranet corporativa, redes sociales internas y eventos de equipo. Recuerda que sus principales objetivos son:

  1. Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo: Promoviendo un ambiente de cooperación y entendimiento mutuo entre los empleados.
  2. Asegurar la coherencia y alineación: Manteniendo a todos los miembros de la organización informados, en sintonía con la visión, misión y estrategias de la empresa.
  3. Motivar y comprometer a los empleados: A través de la comunicación efectiva de logros, reconocimientos y oportunidades de crecimiento.
  4. Facilitar la gestión del cambio: Proporcionando la información necesaria y el apoyo durante periodos de transformación organizacional.
  5. Promover la transparencia y confianza: Manteniendo una comunicación abierta y honesta para fortalecer la relación entre la dirección y los empleados.

En FJ Digital aplicamos y experimentamos lo que te contamos. Si quieres optimizar tu comunicación interna y lograr una cultura corporativa sólida y efectiva, aquí nos tienes.